Les archives à cœur

Mario Béliveau cumule 35 ans d'ancienneté à l'UQAM, dont 28 au Service des archives et de gestion des documents.

23 Novembre 2015 à 16H23

Série Dans les coulisses de l'UQAM
Des employés de l'UQAM, ceux qui, dans les coulisses, assurent le bon fonctionnement de l'Université, parlent de leur rôle au sein de notre institution.

Mario Béliveau cumule 35 ans d'ancienneté à l'UQAM, dont 28 au Service des archives et de gestion des documents.
Photo :Nathalie St-Pierre

La clientèle universitaire a toujours le même âge, mais les employés de l'UQAM, eux, vieillissent inéluctablement. À l'aube de la soixantaine et visiblement en grande forme, Mario Béliveau ne s'en formalise pas trop, même s'il reconnaît de moins en moins de gens dans les corridors. «Ceux qui ont été embauchés à la même époque que moi ont pris leur retraite», constate le technicien en archives, qui a roulé sa bosse un peu partout à l'UQAM. Lui n'est pas encore prêt à tirer sa révérence, car le plaisir de travailler est toujours au rendez-vous.

Tout a commencé par une histoire de mur durant l'année 1980. Mario Béliveau, qui amorce à l'époque un baccalauréat en géographie, se lie d'amitié avec le cartothécaire Léon-Pierre Sciamma. L'été suivant, ce dernier a besoin d'un étudiant pour surveiller un mur en construction entre la bibliothèque et la cartothèque. «J'ai été embauché pour un contrat de deux semaines et je suis encore ici», souligne en riant Mario Béliveau.

De contrat en contrat, il travaille à titre de commis à la bibliothèque des sciences juridiques, au service des acquisitions et à la bibliothèque des sciences, située à l'époque au Carré Phillips. Il s'occupait entre autres du prêt entre bibliothèques. «Les profs en informatique, en mathématiques, en biologie, en chimie et en physique demandaient des articles que je devais aller photocopier dans d'autres universités ou dans les centres de documentation d'Hydro-Québec ou du Jardin botanique», raconte-t-il. Deux jours par semaine, le voilà qui partait avec des listes de références et un paquet de dix sous pour les photocopies! «Au début des années 1980, il n'y avait pas, ou très peu de francophones à McGill et à Concordia, poursuit-il. Comme je parlais anglais comme une vache espagnole, la communication était difficile… mais on finissait par se comprendre!»

Il obtient ensuite son premier poste à temps plein au Service du personnel, où il est demeuré trois ans. «J'étudiais toujours en géographie, mais lorsque j'ai su que des postes en archivistique allaient être affichés, j'ai bifurqué vers le certificat en gestion des documents et des archives historiques.» Le coup de foudre fut immédiat. «J'étais fait pour l'archivistique, dit-il. J'ai toujours adoré le classement.»

Il décroche son diplôme en 1986 et, après de courts séjours au Service du courrier et au Bureauphile, il obtient un poste de technicien au Service des archives le 29 février 1988, poste qu'il occupe toujours.

Deux grands terrains de jeu

Son travail consiste à vérifier le contenu des boîtes d'archives qui lui sont envoyées par les unités académiques et les services de l'UQAM, puis à enclencher le processus d'archivage. «Si tout est conforme au formulaire qui y est joint, j'attribue une règle de conservation, qui peut varier entre 0 et 75 ans, explique-t-il. Cette règle établit également si un document sera détruit par déchiquetage après l'expiration de la règle ou déposé aux archives historiques de l'UQAM.» Environ 15 % des documents acheminés aux archives finissent aux archives historiques de l'université, précise-t-il. Le reste est déchiqueté et recyclé.

Certaines personnes enjolivent les boîtes d'archives qu'elles font parvenir à Mario Béliveau!Photo: Nathalie St-Pierre

Après avoir attribué une règle de conservation, Mario Béliveau attribue à chaque boîte une adresse de conservation, c'est-à-dire une place dans l'un des deux dépôts de documents semi-actifs. «Ces dépôts permettent aux services et unités de l'université de faire de la place dans leurs classeurs, explique-t-il. On me demande parfois de sortir certains de ces dossiers pour consultation.» Cela ne pose pas de problème, car  le système de classement est fiable… et la mémoire de Mario aussi ! «J'oublie parfois des conversations de la veille, mais pas les documents que j'ai classés, ajoute-t-il en riant. Je connais par cœur les deux dépôts. Ce sont mes terrains de jeu!»

Les deux dépôts de l'UQAM comptent actuellement 22 676 boîtes sur une capacité d'environ 25 000. Ce sont les dossiers d'employés qui sont conservés le plus longtemps, soit 75 ans. «Bien sûr, lorsque des documents ont atteint leur date de péremption établie par la règle de conservation, nous demandons à l'unité ou au service concerné si nous pouvons nous en débarrasser avant de les déchiqueter», précise-t-il.

Monsieur 999

Plusieurs personnes à l'UQAM n'ont jamais rencontré Mario Béliveau en chair et en os, mais le connaissent pourtant très bien sous un autre nom: monsieur 999! «Il s'agit d'un service qui permet aux unités académiques et aux services de nous faire parvenir des documents confidentiels – qui contiennent des renseignements nominatifs tels que date de naissance, adresse, numéro de téléphone, numéro d'assurance sociale – dans des boîtes scellées. Comme on fonctionne toujours par courriel et par téléphone pour ce service, je parle à plusieurs personnes sans jamais les rencontrer!»

Les dossiers étudiants, par exemple, sont classés 999. «Le Registrariat nous envoie chaque année 250 boîtes de dossiers étudiants, que nous conservons pendant 6 ans, explique-t-il. L'été dernier, nous avons envoyé au déchiquetage/recyclage 1900 boîtes de dossiers étudiants. Dans nos dépôts, il en reste 7 335…»

Choisir le bon moment

Ancien joueur de football à l'école secondaire et au cégep, Mario Béliveau est féru de sports. Il apprécie particulièrement le golf, qu'il pratique assidûment depuis le milieu des années 1980. «On voit tout de suite la véritable personnalité des gens sur un terrain de golf, car on s'y mesure à soi-même, face aux éléments naturels», note-t-il.

Cette passion pour le golf n'est pas suffisante pour l'attirer vers la retraite, à laquelle il est éligible depuis deux mois. «Quand j'en aurai assez de voir des boîtes d'archives, je saurai que c'est le temps de quitter l'UQAM. Mais ce n'est pas encore le cas», dit-il en précisant qu'il s'est tout de même fixé une date butoir.  Il ne cache pas qu'il aura le cœur gros lorsque viendra  le moment du départ. «Mes vrais amis, je les ai rencontrés au travail, conclut-il. L'UQAM, c'est chez moi.»

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Commentaires

Mario Béliveau, non seulement un homme engagé, mais aussi fort sympathique, c'est remarquable!