Chaque jour, le Service de la prévention et de la sécurité (SPS) recueille une dizaine d’objets perdus à l’UQAM. «Il y a bien sûr les incontournables parapluies, mais aussi des ordinateurs portables, des portefeuilles, des manteaux, des clés USB, et parfois même des passeports!», raconte Louis Mathurin. L’analyste en gestion informatisée au SPS vient de coordonner un projet afin de mettre en ligne un nouveau formulaire d’enregistrement des objets perdus, qui facilitera la vie à la personne qui a égaré ou oublié l’un de ses biens autant qu’aux agents du SPS qui doivent s’occuper de ces dossiers.
Le nouveau formulaire comporte des sections pour l’identification du requérant, l’emplacement où le bien a été perdu et sa description. La nouveauté est la section qui permet de définir avec précision l’objet qui a été perdu. Des menus déroulant permettent de sélectionner le type d’objet parmi une vingtaine d’options (appareil électronique, article de sport, article scolaire, bijou, livre, outil, pièce d’identification, sac à main, vélo, etc.), et de préciser ensuite le sous-type (le type d’appareil électronique, par exemple), la marque, la couleur et l’état du bien. «Lorsque le formulaire est enregistré, notre logiciel effectue automatiquement la concordance avec ce que nous avons dans nos dossiers, explique Louis Mathurin. Nous pouvons alors contacter directement le requérant par téléphone ou par courriel afin de l’aviser. Il n’aura qu’à se présenter au SPS pour vérifier s’il s’agit bien de l’objet qu’il a perdu.»
Les objets perdus à l’UQAM se retrouvent au Centre opérationnel de sécurité du SPS, au local A-M865. «Les biens perdus au Complexe des sciences Pierre-Dansereau demeure une à deux semaines au poste de garde à l’entrée du pavillon PK. Même chose pour le Centre sportif. Le poste d’accueil y conserve les objets pendant quelque temps, car les gens ont le réflexe d’y retourner s’ils ont oublié quelque chose. Ensuite les objets sont acheminés vers le A-M865», note Louis Mathurin.
«Si les objets ne sont pas réclamés après 90 jours, ils sont donnés aux organismes Le Chaînon ou la Maison du Père, précise Armel Dakpogan, technicien en gestion informatisée au SPS et responsable de l’implantation du logiciel. En ce qui concerne les sommes d’argent en espèces, elles sont redirigées vers le fonds consolidé de l’UQAM.» Les cartes étudiantes sont conservées 24 heures au local A-M865 avant d’être retournées au Centre d’émission de la carte UQAM, au DS-M215. Le protocole est le même pour les cartes OPUS, qui sont ensuite retournées à la Société de transport de Montréal (STM).
Des échanges avec la STM
Le nouveau formulaire d’enregistrement des objets perdus a été conçu avec le logiciel utilisé par la STM. «Nous avons rencontré l’équipe de la STM, qui nous a autorisés à reprendre les catégorisations d’objets qu’elle avait développées», souligne Louis Mathurin.
Ce nouveau formulaire facilitera également la vie des agents du SPS, qui se font souvent aborder par des gens ayant perdu quelque chose. «Ils pourront désormais accéder au système à distance et vérifier tout de suite s’il y a concordance, plutôt que d’envoyer immédiatement le requérant au A-M865», note Armel Dakpogan.
«Le nouveau système augmente la traçabilité des demandes et des réponses qui y sont apportées, tout en augmentant le niveau de sécurité, car les agents du SPS qui utilisent le logiciel doivent s’identifier en tout temps», note pour sa part Marie Leclerc, conseillère en prévention et responsable de la diffusion du nouveau service auprès de la communauté uqamienne.
Un autocollant a été apposé sur tous les postes de garde du campus de l’UQAM afin d’informer les étudiants et le personnel de l’existence de ce nouveau formulaire.