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Gestion de l’information: pour une gouvernance concertée

Les défis en gestion et sécurité de l’information ont fait l’objet d’un colloque organisé par l’UQAM et BAnQ.

6 novembre 2023 à 11 h 23

Mis à jour le 10 novembre 2023 à 10 h 17

Plus de 300 personnes se sont rassemblées, le 1er novembre dernier, à l’occasion du colloque Gouvernances de l’information: harmoniser et simplifier. Organisé par le Service des archives et de gestion des documents de l’UQAM et la direction générale des Archives nationales de Bibliothèque et archives nationales du Québec (BAnQ), l’événement avait lieu à l’UQAM et en ligne. Il a réuni des représentantes et représentants d’universités, de sociétés d’État, de ministères, de villes et d’associations. Les discussions ont porté, notamment, sur les enjeux entourant la gestion et la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et la conservation de la mémoire organisationnelle.

Le colloque, qui a débuté avec de brèves présentations du recteur Stéphane Pallage et de la  présidente-directrice générale de BAnQ, Marie Grégoire, était l’un des projets phares du protocole d’entente partenariale conclu entre les deux institutions en 2009. Cette entente en matière de recherche et de diffusion, reconduite pour cinq ans en 2022, touche le développement de projets novateurs à caractère bibliothéconomique, archivistique et social ainsi que l’organisation de colloques, de conférences, de visites commentées et d’activités d’accueil de stagiaires.

 

Les participantes et participants au colloque ont débattu des pratiques de gestion de l’information, lesquelles se déclinent selon les différentes lois et leurs finalités. Ainsi, la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles comme la Loi sur les archives et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels imposent des responsabilités variées concernant la disponibilité et la valorisation des données, l’authenticité et la pérennité de l’information, ou la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information. La multiplication des pratiques de gouvernance qui en résultent s’ajoute aux tâches de gestion et de reddition de comptes des organismes soumis à ces contraintes.

Deux panels ont porté sur les initiatives de convergence dans la gouvernance de l’information et sur les défis d’une gouvernance allégée. Les facteurs de réussite d’une gouvernance harmonisée ont aussi fait l’objet d’une table ronde réunissant Diane Poitras, présidente de la Commission d’accès à l’information, Chantal Garcia, directrice principale des données numériques et gouvernementales et de la protection des renseignements personnels au ministère de la Cybersécurité et du Numérique, ainsi qu’Hélène Laverdure, conservatrice et directrice générale des Archives nationales à BAnQ.

Les intervenants ont souligné la nécessité de standardiser les données pour obtenir un diagnostic précis des organisations en matière d’information, ce qui constitue un outil essentiel pour convaincre les dirigeants d’adopter une vision ambitieuse de la gouvernance. La promotion d’une culture de collaboration, avec des rôles clairs et le respect des expertises, a aussi été encouragée. Des participants ont exprimé le souhait que ce colloque devienne une tradition, soulignant ainsi son impact et sa pertinence dans le domaine de la gouvernance informationnelle.

Cédric Champagne, directeur du Service des archives et de gestion des documents de l’UQAM, et Hélène Laverdure ont prononcé les mots de clôture.