La nouvelle Politique institutionnelle de recrutement, adoptée par le conseil d’administration de l’UQAM le 13 décembre dernier, s’adresse aux différentes unités qui interviennent dans le processus du recrutement des étudiants. «L’idée était de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun par rapport au recrutement», indique la vice-rectrice au Soutien académique et à la vie étudiante, Diane L. Demers.
Le recrutement fait partie des priorités de la direction de l’Université, souligne la vice-rectrice. «En amont de la Politique, il y avait une préoccupation de réajuster nos stratégies de recrutement pour mieux informer les candidats potentiels de toutes les possibilités offertes à l’UQAM.» Plus particulièrement, la nouvelle Politique précise qu’un plan stratégique triennal doit être établi au niveau institutionnel et des plans annuels préparés dans chaque faculté. Ceci devrait permettre notamment d’atteindre l’objectif fixé dans le Plan stratégique d’accroître le nombre d’étudiants inscrits dans les programmes de 2e et de 3e cycles. «Cet objectif vise à consolider nos programmes quant à leur fréquentation, mais aussi à s’assurer que l’UQAM prenne toute la place qui lui revient en tant qu’université de 2e et 3e cycles», poursuit Diane L. Demers.
Comment faire pour que les programmes de l’UQAM soient mieux connus et plus attirants? La nouvelle Politique établit clairement les responsabilités des unités académiques et des services, de façon à concilier l’apport de chacun. «Le fait de ne pas savoir exactement qui doit faire quoi a été à l’origine des difficultés vécues au cours des dernières années, dit la vice-rectrice. Nous nous sommes retrouvés dans des situations où deux personnes pouvaient faire le même travail alors que d’autres tâches étaient laissées en plan.»
Aujourd’hui localisés au Bureau du recrutement, les agents de recrutement ont toutefois bénéficié de leur passage dans les facultés, souligne Diane L. Demers, «elles et ils ont pu mieux s’approprier les connaissances reliées aux programmes de leur faculté d’attache.» La directrice du Bureau du recrutement par intérim, Françoise Braun, abonde dans le même sens : «Il y a maintenant une dynamique qui n’existait pas auparavant parce que les gens n’avaient pas eu suffisamment l’occasion de travailler ensemble au sein des facultés, mais il est clair que la coordination et l’organisation des activités est facilitée par le regroupement des agents.»
Planification
La pensée magique ne suffit pas à assurer le succès du recrutement. D’où la nécessité de le planifier soigneusement. Selon la nouvelle Politique institutionnelle, la responsabilité d’élaborer un plan stratégique de recrutement échoit au Vice-rectorat à la vie académique, incluant les Bureaux de la vice-rectrice au Soutien académique et à la vie étudiante et du vice-recteur à la recherche et à la création, auquel se joint un comité de direction qui regroupe les doyens des facultés. «On leur demande d’avoir une vision large du recrutement qui doit correspondre au Plan stratégique de l’Université», précise Diane L. Demers.
Au sein des facultés, on devra préparer un plan annuel de recrutement pour les programmes aux trois cycles d’études. «Les différents départements devront discuter de leurs priorités de recrutement et déterminer les meilleures stratégies de recrutement les concernant.»
Le Bureau du recrutement
Le Bureau de recrutement aura la responsabilité de la mise en œuvre du plan de recrutement, à la fois localement (à l’UQAM, dans les cégeps, etc.) et à l’extérieur du Québec (que ce soit en Ontario ou à l’international). «Dans la Politique, un nouveau mandat s’ajoute au Bureau du recrutement, qui devient le lieu où l’on concilie les intérêts institutionnels et les intérêts facultaires en rapport avec le recrutement», dit Diane L. Demers.
Les services
Le mandat des services est également clarifié dans le cadre de la nouvelle Politique. Le Service des communications joue un rôle en ce qui a trait à la promotion, à la publicité et aux relations publiques, tant sur les scènes locales qu’étrangères. Parmi ses responsabilités, le Registrariat est partie prenante de la communication d’informations et participe aux activités de recrutement, en fournissant notamment les documents officiels sur les programmes ou en répondant aux demandes de renseignements des candidats. De leur côté, les Services à la vie étudiante sont responsables de fournir l’information relative à l’aide financière, à l’accueil des étudiants étrangers, aux programmes sportifs d’excellence et au service de placement sur le campus. Finalement, le Service des relations internationales a pour tâche, entre autres, d’appuyer l’organisation des missions à l’étranger du Bureau de recrutement.
En plus d’identifier l’apport que chacun de ces services peut fournir aux efforts de recrutement, la Politique mentionne également le rôle que le Bureau des diplômés est appelé à jouer en identifiant des diplômés qui peuvent participer aux activités de recrutement, celui du Service des résidences, qui facilite l’accueil des étudiants, et celui de la Fondation de l’UQAM, qui fait la promotion du programme de bourses de recrutement.