Opération migration

L'équipe des Services informatiques a eu bien des défis à relever pour implanter le nouveau courriel étudiant.

19 Janvier 2018 à 14H23

Série Dans les coulisses de l'UQAM
Des employés qui, dans les coulisses, assurent le bon fonctionnement de l'Université, parlent de leur rôle au sein de notre institution.

«Quand je me promène à l'heure du lunch et que je vois la page Office 365 ouverte sur des ordinateurs portables, je suis très fier, car les étudiants attendaient un meilleur service depuis longtemps!», souligne Vincent Belleville-Rioux, directeur adjoint aux Services informatiques, architecture et développement.Photo: Nathalie St-Pierre

Grâce à la solution infonuagique Office 365 de Microsoft, les étudiants de l'UQAM bénéficient depuis novembre dernier d'une boîte courriel de plus de 50 Go, d'un espace de stockage de fichiers de 5 To et de la suite Office en ligne (Word, Excel, PowerPoint, OneNote). L'interface, plus conviviale, permet le travail collaboratif en réseau et est compatible avec les tablettes et les téléphones intelligents. Le choix, l'implantation de la nouvelle plateforme et la migration des contenus ont nécessité le travail acharné d'une équipe enthousiaste.

«L'ancien système de courriel étudiant était en fin de vie et faisait l'objet de mécontentement de la part des étudiants, rappelle Stéphane Talbot, directeur des Services informatiques et du Bureau de la sécurité et de la gouvernance. On ne leur offrait que 300 Mo d'espace et l'interface était désuète.»

L'équipe des Services informatiques souhaitait trouver une solution plus économique en termes d'infrastructures – l'ancien système accaparait neuf serveurs! L'utilisation de logiciels libres a été envisagée, mais il aurait fallu débourser pour des serveurs et de l'espace de stockage. On a aussi jonglé avec l'idée d'abandonner le courriel étudiant au profit des adresses personnelles. Cette avenue aurait été complexe, car l'adresse courriel, générée automatiquement dès l'inscription à l'UQAM, est utilisée pour se connecter à plusieurs interfaces tout au long du cheminement universitaire.

«Nous avons opté pour Office 365, car c'est la solution qui offrait le plus d'avantages aux étudiants, notamment avec la suite Office et la plateforme de travail collaboratif OneDrive, souligne Stéphane Talbot. En plus, la plateforme est offerte gratuitement aux institutions d'enseignement. Elle est déjà utilisée, entre autres, par les universités McGill, Concordia, Laval et Sherbrooke.»

Nom de domaine indisponible

L'équipe des Services informatiques a eu le feu vert en avril dernier afin d'amorcer les travaux avec Microsoft. «La première étape consistait à créer le nom de domaine du site, mais le nom "UQAM" était déjà utilisé!», raconte en riant Vincent Belleville-Rioux, directeur adjoint aux Services informatiques, architecture et développement. Selon les règles de Microsoft, le premier utilisateur qui demande un nom de domaine disponible en obtient la propriété. Dans ce cas-ci, il s'agissait d'un étudiant de l'UQAM. «Nous avons réussi à le contacter, nous lui avons expliqué le projet et il nous a gracieusement permis de reprendre le nom de domaine UQAM.»

Gestion des identités

En adoptant Office 365, il a fallu créer un compte pour chacun des étudiants et pour les diplômés qui avaient conservé leur adresse courriel de l'UQAM. «On parle de 174 210 boîtes courriels», précise Stéphane Talbot.

Habituellement, Office 365 effectue une synchronisation avec le répertoire principal de son client afin de copier les identités de chaque usager en infonuagique. «Cela nous posait problème, car le code MS aurait été relié à une identité chez Microsoft. Or, les diplômés "perdent" leur code MS quand ils quittent l'UQAM, mais on veut qu'ils puissent conserver leur boîte courriel. Il fallait trouver une solution», raconte Vincent Belleville-Rioux.

Depuis quelques années, les Services informatiques travaillent sur un projet de gestion des identités. «L'objectif est de créer une plateforme qui donne des accès de façon granulaire dans des systèmes connectés, de manière à ce qu'on puisse créer un compte à différents endroits avec le même nom d'utilisateur et le même mot de passe, peu importe le statut de la personne à l'université», explique Kaiser Zoghlami, analyste de l'informatique, architecture et développement.

Le projet était suffisamment avancé pour l'utiliser avec Microsoft. «Le premier essai visant à concocter un connecteur qui se branche à Office 365 pour créer les comptes à partir du répertoire principal de l'UQAM n'a pas été concluant, rapporte Vincent Belleville-Rioux. Les délais de création pour un nouveau compte ou pour effectuer des mises à jour sur les comptes existants étaient trop longs: on parlait d'une trentaine d'heures. C'était inquiétant pour les périodes de pointe, notamment la rentrée, quand les demandes sont nombreuses et que le système doit se mette à jour rapidement.»

En travaillant étroitement avec un consultant externe, Kaiser Zoghlami est parvenu à créer un second connecteur plus rapide que le premier. «Il permet de faire la mise à jour des comptes en une à deux heures», note fièrement l'analyste.

Plan de match

Au mois de juillet, les 174 210 comptes étaient fonctionnels sur la plateforme Office 365, mais vides. «Pour migrer les contenus, nous avions le choix entre la méthode "big bang" – migrer tous les contenus d'un seul coup – ou celle consistant à faire coexister les deux plateformes pour migrer les comptes un à la fois», explique Stéphane Talbot.

Cette dernière solution, adoptée par d'autres universités dans le passé, aurait occasionné un degré élevé de complexité au niveau du routage des courriels, certains devant transiter chez Microsoft et d'autres à l'UQAM. «Le risque de mélanger les utilisateurs était trop grand», note Vincent Belleville-Rioux.

Jhony Andres Diaz Macias, Vincent Belleville-Rioux, Benoît Bélair, Dina Oudjehani, Guillaume Riffard, Stéphane Talbot et Kaiser Zoghlami. Photo: Nathalie St-Pierre

La migration selon la formule «big bang» fut jugée préférable. Des tests ont été effectués avec l'outil de migration fourni par Microsoft. «Ça semblait bien fonctionner, nous en étions à environ 50 000 boîtes lorsque la performance s'est mise à décliner radicalement, se rappelle le directeur adjoint. On nous a expliqué que Microsoft limitait la capacité de transfert pour ne pas affecter les autres clients utilisant les mêmes systèmes. Notre plan "big bang" ne fonctionnait plus.»

On était à la mi-octobre et le lancement de la nouvelle plateforme était prévu pour le 4 novembre. Que faire? «C'est là que nous avons pensé à la migration sur demande», dit Stéphane Talbot.

Il a été convenu qu'à partir du 4 novembre, les courriels acheminés aux étudiants atterriraient dans leur nouvelle boîte Office 365. Chaque étudiant aurait alors la possibilité de demander la migration de ses anciens courriels dans sa nouvelle boîte. Pour cela, il fallait créer une interface permettant à l'étudiant de demander la migration, un outil automatisé pour réaliser ladite migration, et un plan de communication pour informer les étudiants de ces changements.

«Le facteur humain est très important dans un projet comme celui-là, souligne Yves Poirier, agent de recherche et de planification responsable de la coordination du projet. Nos employés ont reçu une formation chez Office 365, ils ont construit la documentation, dont une foire aux questions sur la nouvelle plateforme et le processus de migration, ont formé ceux et celles qui œuvrent dans les laboratoires informatiques et ont embauché des étudiants pour offrir un soutien téléphonique lors de la migration. C'est un travail d'équipe d'un bout à l'autre!»

Le jour J

Dix minutes après le changement de plateforme, quelques centaines d'étudiants ont demandé la migration de leurs anciens courriels. «Le système a effectué 10 000 migrations durant la première semaine et 10 000 de plus la semaine suivante. En tout, 35 000 étudiants ou diplômés ont activé leur nouvelle boîte courriel et 25 000 migrations ont été effectuées à ce jour», souligne Benoît Bélair, l'analyste de l'informatique qui a élaboré avec son collègue Thomas Vassilian le script permettant d'effectuer cette migration sans soucis. «Environ 15 % des détenteurs d'une boîte courriel ont demandé la migration. Nous aurions migré beaucoup de contenus pour rien si nous nous étions entêtés à faire un "big bang"», constate Stéphane Talbot.

Un soutien téléphonique a été mis en place dans les laboratoires informatiques de l'UQAM afin d'offrir de l'aide sur la nouvelle plateforme de courriel. «Nous avons reçu 461 appels au cours du premier mois suivant la mise en service de la nouvelle plateforme», note Dina Oudjehani, directrice adjointe des laboratoires et de l'enseignement.

La fin de la migration est prévue pour le 31 janvier prochain, question de permettre aux étudiants qui n'étaient pas inscrits au trimestre d'automne de faire migrer leur contenu s'ils le désirent.

«Quand je me promène à l'heure du lunch et que je vois la page Office 365 ouverte sur des ordinateurs portables, je suis très fier, car les étudiants attendaient un meilleur service depuis longtemps!», souligne Vincent Belleville-Rioux.

La prochaine étape: offrir un service similaire aux employés et aux professeurs. À suivre!

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