Pour un événement virtuel réussi

Le Service des communications publie un guide pour accompagner les membres de la communauté dans l’organisation d’événements virtuels.  

16 Octobre 2020 à 16H18, mis à jour le 20 Octobre 2020 à 19H00

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Toutes les nouvelles entourant la COVID-19 et les analyses des experts sur la crise sont réunies dans cette série.

Un événement virtuel a la capacité de rejoindre un large public provenant des quatre coins du monde. Photo: Getty Images

Quelles sont les étapes pour organiser un événement virtuel? Quelles sont les bonnes pratiques? Que faut-il prévoir dans son budget? Comment s’assurer que tous les intervenants participent activement à un événement en ligne? L’équipe de conseillers de la Division des relations avec la presse et événements spéciaux du Service des communications a rédigé un guide pratique complet expliquant les étapes à suivre pour la tenue d’un événement virtuel, tant sur le plan logistique que technologique.

«Le guide vise à soutenir la communauté de l’UQAM en l'outillant efficacement afin de l’aider à prendre le virage numérique et à réaliser le plein potentiel qu’offrent les événements virtuels», dit le conseiller en relations de presse et événements spéciaux Cyrille Batalla, qui a participé à la conception du document d’une douzaine de pages, en collaboration avec ses collègues Joanie Doucet et Mélanie Helou, sous la supervision de la directrice de la Division, Jenny Desrochers.

Depuis le début de la pandémie, l’équipe a participé à de nombreux événements virtuels organisés par les universités, le milieu culturel et les organisations privées. Elle a aussi rencontré des fournisseurs, assisté à différentes démonstrations de plateformes numériques et consulté les membres de plusieurs services et unités de l’Université afin de prendre le pouls de la situation.

La formule virtuelle n'est pas seulement une alternative aux événements en présentiel: c’est une réalité qui est là pour durer avec ses défis, certes, mais aussi avec ses avantages, rappelle Cyrille Batalla. Un événement virtuel a la capacité de rejoindre un large public provenant des quatre coins du monde. Grâce à l’option d’archivage et de rediffusion, une visioconférence devient intemporelle. La tenue d’un événement virtuel entraîne peu ou pas de déchets et son empreinte carbone est nettement moindre, puisque les gens n’ont pas à se déplacer en voiture pour y participer.

Des recommandations

L’organisation d’un événement virtuel exige de maîtriser les outils technologiques nécessaires à sa mise en place et à son déroulement. Des membres de l’équipe chargée de l’organisation seront désignés responsables du volet numérique dans le but d’assurer, entre autres, un bon soutien technique pendant l’événement. Les personnes qui prendront la parole doivent être formées afin d’être aptes à utiliser les outils mis à leur disposition. L’élément clé pour des échanges spontanés et naturels? La tenue de conférences virtuelles sous forme de tests, même si elles sont de courte durée, permet de préparer les intervenants à toute éventualité le jour venu et de renforcer la connivence entre eux.

La mise en place d’une billetterie virtuelle garantit un meilleur contrôle de l’événement et accroît la cybersécurité. L’inscription des participants permet à l’équipe organisationnelle de collecter des données importantes sur eux et de leur communiquer ensuite une foule d’informations  telles qu’un hyperlien de l’événement, un numéro, un code d’accès ou un mot de passe pour y prendre part tout en rendant l’accès plus difficile aux intrus.

Pour créer une expérience virtuelle positive, mieux vaut se doter d’un code de conduite. Parmi les règles à suivre, on demandera de fermer le microphone en mode écoute ou d’intervenir au moment opportun. Un code de conduite modère les interactions. Si on veut faciliter les rencontres entre les participants, il est suggéré de prévoir une pause virtuelle dans des salles de conversation en lien, par exemple, avec des thèmes abordés durant l’événement.

Le document propose quelques idées pour la mise en place d’une exposition virtuelle ou d’une performance en ligne en parallèle à l’événement principal. Créer une page web mettant en valeur des œuvres d’art fait partie des suggestions.

Le guide présente une liste des outils technologiques disponibles à la communauté et pour lesquels l’UQAM détient une licence (Zoom, Teams, etc.). Il met en lumière le rôle joué par chacun des services impliqués dans l’organisation et la planification des événements virtuels au sein de l’Université.

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